Verimli İşlerin Anahtarı: Verimli İş Süreçleri

Günümüzün önemli konularından biri de iş verimliliği. Herkes bu konuya kendi penceresinden çözümler üretmeye çalışıyor. Aslında iş verimliliğinin sağlanması, ölçümü, sürdürülebilirliği için ihtiyaç duyduğunuz birçok şey, BPM (iş süreçleri yönetimi) ile altın tepside önünüze geliyor.

İş Süreçleri Yönetimi, bize süreçlerimizin nasıl işlediğini, varsa aksayan noktaları, harcanan zaman ve emeği gösteren bir metodolojidir. İşin daha da önemlisi, oluşan güvenilir veriler sayesinde ileriye dönük daha doğru projeksiyonlar yapabiliriz.

Sürekli iyileştirme ve Sürekli Gelişim

Yani özünde BPM, bir işletmede işlerin daha verimli üretildiği bir sürekli iyileştirme (Continuous Improvement) yaklaşımıdır.

Kritik noktalardan biri de sürekli gelişimin sağlanması. Bunun için, iş birimleriyle birlikte sürecin yakından izlenerek aksayan noktaları tespit etmek, kök nedenlerini araştırmak, bulunan çözüm neticesinde sürecin yeni versiyonunu hazırlamak gerekiyor. Bazen sadece sürecin yalınlaştırılması yeterliyken bazen de baştan aşağı sürecin yeniden dizayn edilmesi gerek. Yetmiyor; bazen kalite birimlerinin de devreye girmesi gerekiyor. Eğer işin içinde bir kalite sorunu varsa, belki bir DÖF (Düzeltici Önleyici Faaliyet) yürütülmesi gerekiyor.

Unutmayın; aynı hatanın ikinci kez tekrarı tesadüf, üçün kez tekrarı tercihtir. Eğer hata, süreç haritasında zamanında tespit edilip düzeltilirse, bir tercih olmaktan çıkacaktır.

Süreç Haritası

Bu arada bahsi geçmişken BPM’deki önemli bir araca tekrar değinmekte fayda var; Süreç haritası.

Süreç haritasının önemi hem işletmede yeni başlayan çalışanlar hem de eski çalışanlar açısından çok kritik. İşin kısa sürede anlaşılması, görev dağılımının ve sorumlulukların netleştirilmesi, işin mevcut durumunun anlık takip edilebilmesi, son dakika değişikliklerine herkesin hızla adapte olabilmesi açısından büyük öneme sahip.

Her Tür Performansın Kolayca Ölçümü

BPM’in sağladığı bir fayda da hem iş sürecinin hem de sürecin içinde çeşitli şekillerde rol alan katılımcıların, hatta başka programların performansını ölçebilme yetisi.

Ölçümleme çok önemli. Ancak bu şekilde işlerin doğru yürüyüp yürümediğini tespit edebiliriz. BPM, sürecin her adımında alınan aksiyon süresini kaydederek, alınan aksiyonun sonraki adımlara etkisini büyük bir kesinlikle ölçer.

Bu sayede hem sürecin hem de katılımcıların (bu bir birey, departman ya da grup olabilir) performansı net bir şekilde ölçülebilir. Bu, potansiyelin ortaya çıkarılması ve daha da artırılması için ihtiyaç duyulan güvenilir bir zemin sunar.

Murat Akçiçek
Satış Yöneticisi